TIETOSUOJASELOSTE

TYÖNHAKIJAT JA REKRYTOINTITIEDOT

Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Evolta Oy:n (jäljempänä: ”Yhtiö”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Yhtiö kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa Yhtiön palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity” tai ”työnhakija”).

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty.

Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Evolta Oy (y-tunnus 2795153-5)

Rekisterinpitäjän edustaja: Evolta Oy:n henkilöstöhallinto / jari.hirvonen@evolta.fi/ p. 050 5585810

Yhtiön tietosuojavastaava: Niina Syrjärinne

Yhteystiedot: niina.syrjarinne@evolta.fi / p. 040 061 3756

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö

Yhtiö kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja mahdollisesti muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Rekrytoinnin (kohdennetut ja avoimet hakemukset) yhteydessä kerättävät henkilötiedot:

  • Yhtiön palvelukseen hakeneen henkilön nimi, yhteystiedot, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
  • Yhtiön palvelukseen hakeneiden henkilöiden työhakemukset ja ansioluettelot.
  • Haastatteluissa ja mahdollisista soveltuvuustesteissä kertyneet tiedot.
  • Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja Yhtiön palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti Yhtiölle antamat tiedot.
  • Yhtiö voi kerätä tietoja työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Yhtiön ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle. Mikäli 2(5)

rekisteröity valitaan Yhtiön palvelukseen, on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimus ja Yhtiön lakisääteiset velvoitteet.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

Tietolähteet

Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.

Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen Yhtiölle osoitteeseen careers@evolta.fi tai toimittaneet hakemuksen Yhtiön käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.

Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, kunnes tehtävään on valittu sopiva työnhakija. Tämän jälkeen niiden työnhakijoiden, jotka eivät tulleet valituksi, henkilötietoja säilytetään enintään 6 kuukautta siitä, kun valittu työnhakija on aloittanut Yhtiön palveluksessa (lakisääteinen enimmäisaika koeajalle). Turvallisuusselvityksen tulokset hävitetään kuitenkin heti, kun ne on käsitelty, ja viimeistään 6 kuukautta niiden vastaanotosta (lakisääteinen enimmäisaika säilytykselle).

Työnhakijan, joka tulee valituksi Yhtiön palvelukseen, rekrytointitietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä työntekijöiden tietosuojaselosteessa.

Avoimia hakemuksia säilytetään 6kk niiden vastaanottamisesta, ellei työnhakija sinä aika liity avoimena olevan paikan rekrytointiprosessiin.

Yhtiö voi pyytää rekisteröidyltä lupaa säilyttää hänen rekrytointitietojaan pidempään tulevia avoimia tehtäviä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen tietojaan poistettavaksi aikaisemmin kuin edellä on määritelty (ks. jäljempänä Rekisteröidyn oikeudet).

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa rekrytointiin osallistuvalle palveluntarjoajalle ja luottotarkistuksia suorittavalle yritykselle. Yritykset vaihtelevat, joten niistä ilmoitetaan tapauskohtaisesti.

Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä Yhtiön tietojärjestelmiä ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat, mutta vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä sopimuksen toteuttamiseksi.

Tarkemmat tiedot vastaanottajista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa Yhtiöltä (yhteystiedot kappaleessa 2 Rekisterinpitäjä).

Yhtiö voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:

Sähköinen aineisto:

Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.

Manuaalinen aineisto:

Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Yhtiön henkilöstö ja tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen vastaanottajien vastuuhenkilöt.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus perua suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus koska tahansa. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, postitse tai sähköisesti, ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 2 Rekisterinpitäjä). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Pyynnön yhteydessä tulee kertoa, että kyseessä on rekrytointiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskeva pyyntö. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta esim. palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

 

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 4.1.2019